Faire gagner du temps aux dirigeants. Faire grandir les assistantes qui les accompagnent. C'est aussi simple que ça.

Côté dirigeants

Notre mission c'est de les soulager de tout ce qui les empêche de faire leur vrai boulot : piloter leur entreprise, développer leur activité, prendre soin de leurs clients ou, soyons fous, finir une journée sans ouvrir leur boite mail pour répondre à une demande du comptable à 23h56.

Concrètement, on veut :

• les débarrasser d'une partie de la charge administrative qui leur grignote du temps et de l'énergie

• les aider à remettre un peu d'ordre quand l'administratif commence à ressembler à la Hellfest

• leur permettre de consacrer davantage de temps à ce qui fait réellement avancer leur entreprise

Côté assistantes

La Win Time Académie et son Club des Super Nanas ont une autre mission : casser l'isolement des assistantes indépendantes, leur offrir une vraie communauté pour grandir ensemble.

Concrètement, on veut :

• créer un vrai réseau d'entraide entre assistantes indépendantes

• leur donner accès à des ressources, des experts et des formations pour les aider à progresser

• leur proposer des missions qui correspondent réellement à leurs compétences

• les aider à construire une activité plus solide et plus sereine

En bref

Win Time Connexion fait le lien entre deux besoins très concrets : des dirigeants qui ont besoin de déléguer et des assistantes compétentes en quête de belles missions. Nous mettons tout en œuvre pour que la rencontre de ces deux besoins soit belle, utile et durable.

Notre ambition est de faire de Win Time Connexion la référence du soutien administratif externalisé dans toute la francophonie européenne.

Une marque suffisamment reconnue et fiable pour que :

• un dirigeant qui a besoin de déléguer puisse se dire : « J'appelle Win Time Connexion. Ils sauront trouver la solution. »

• une assistante qui veut développer son activité puisse se dire : « Avec Win Time Connexion, je ne suis plus seule. J'ai un réseau, des ressources, des occasions de progresser et de belles missions auxquelles accéder. »

• un partenaire qui accompagne des dirigeants puisse se dire : « Je peux leur recommander Win Time Connexion les yeux fermés. »

À moyen terme, nous voulons construire un réseau d'assistantes suffisamment large et diversifié pour accompagner des entreprises partout dans la francophonie, tout en gardant ce qui fait la force de Win Time Connexion aujourd'hui : connaître les personnes avec qui nous travaillons, sélectionner avec soin et créer de vraies relations de confiance.

Grandir, oui. Devenir une usine de placement, non.

On pourrait écrire « bienveillance, excellence, confiance » sur une jolie affiche et considérer le travail terminé. Mais une valeur qui ne change rien à notre façon d'agir ne sert pas à grand-chose. Chez Win Time Connexion, on préfère donc parler de ce que nos valeurs changent concrètement.

Le respect et le bien-être

On veut que Win Time Connexion soit un endroit où les gens ont envie de rester, clients comme assistantes. Alors, on valorise l'écoute sincère et on prend régulièrement des nouvelles, pas uniquement quand il y a un problème.

Concrètement, nous avons mis en place :

• Côté clients : une première rencontre où les besoins et les attentes sont clairement listés et identifiés. Des points de satisfaction, dans un premier temps mensuels, puis trimestriels, qui permettent de vérifier que la collaboration fonctionne toujours bien.

• Côté assistantes : il y a les Pauses déj, la Météo des assistantes et les échanges du Club.

L'idée est simple : garder le contact et repérer les petits cailloux avant qu'ils ne deviennent des rochers.

La confiance et la proximité

Chez Win Time Connexion, on se parle vraiment pour ne surtout pas faire de suppositions. Quand un truc coince, si on ne comprend pas une demande ou qu'il y a un désaccord, on se prend un moment pour en parler sérieusement. Parce qu'un problème réglé tout de suite reste généralement un petit problème. Celui qu'on laisse mariner dans son coin finit rarement par sentir la rose.

Concrètement, nous avons mis en place :

• Une conversation Whatsapp entre le Client, l'Assistante et Win Time Connexion

• Des points téléphoniques ou visio avec les Clients (à la fin du premier mois de collaboration, puis trimestriels)

• Des points visio hebdomadaires avec les Assistantes en mission avec présence requise au minimum une fois par mois

Dès lors qu'un problème est détecté, côté Client ou côté Assistante, il est pris en compte et traité dans les plus brefs délais.

L'esprit d'équipe

Une mission Win Time Connexion n'est jamais l'affaire d'une seule personne : le client connaît son entreprise, l'assistante apporte ses compétences et Win Time Connexion crée la rencontre et le cadre pour que la collaboration fonctionne sur le (très) long terme.

Chacun a donc sa part de responsabilité. Nous préférons largement l'entraide au concours de celle qui gardera le plus jalousement son astuce dans un tiroir.

Concrètement, nous avons mis en place :

• Une charte interne qui valorise l'effort personnel, la volonté de faire toujours de son mieux et la pro-activité.

• Le Club des Super Nanas et des temps d'échange réguliers pour partager les expériences, poser ses questions et profiter de l'expérience des autres.

• Une bibliothèque collaborative où chacune peut partager les ressources, astuces et bonnes pratiques qui peuvent faciliter la vie des autres.

• Un réseau de compétences qui permet de savoir qui sait faire quoi et de solliciter une autre assistante lorsqu'on a besoin d'un coup de main ou d'une expertise particulière.

Progresser, toujours

Personne n'a fini d'apprendre son métier. Win Time Académie facilite cette progression : ressources, experts, partenaires pédagogiques, formations recommandées, échanges entre assistantes, etc. Toutes les assistantes n'ont pas besoin des mêmes compétences. Win Time Connexion sait précisément qui sait faire quoi pour proposer la bonne personne au bon client.

Concrètement, nous avons mis en place :

• un programme d'intégration pour former nos assistantes aux bonnes pratiques Win Time Connexion

• un programme de montée en compétences pour aider nos assistantes à rester à la pointe des derniers outils

• des badges et certifications qui valident la maîtrise des compétences essentielles à Win Time Connexion.

Quand un client confie une partie de son entreprise à Win Time Connexion, il doit savoir exactement ce qu'il peut attendre de nous.

La bonne assistante pour la bonne mission

Chaque mission est attribuée en tenant compte de critères précis :

• les compétences techniques nécessaires : facturation, pré-comptabilité, CRM, gestion administrative, etc.

• l'expérience réelle sur les missions concernées

• la connaissance éventuelle du secteur d'activité du client

• la maîtrise des outils utilisés par l'entreprise, lorsqu'elle est nécessaire à la mission

• la disponibilité nécessaire pour absorber le volume d'heures prévu

• la compatibilité avec les besoins particuliers du client : niveau d'autonomie attendu, complexité de l'organisation, type d'interlocuteurs, etc.

Un cadre clair dès le départ

Avant le démarrage de chaque collaboration, le client et Win Time Connexion définissent ensemble les missions confiées, les priorités, le volume d'heures prévu et les critères importants aux yeux du client. Ce cadre permet de sélectionner l'assistante la plus à même d'assurer et d'assumer pleinement la mission. Les modalités spécifiques au bon fonctionnement de la mission sont ensuite précisées entre le client et l'assistante.

Les besoins d'une entreprise évoluent, et c'est normal. Quand de nouvelles missions apparaissent, elles sont intégrées tant qu'elles restent compatibles avec le forfait, les compétences de l'assistante et le cadre contractuel. Si elles nécessitent de nouvelles compétences, davantage d'heures ou modifient sensiblement la mission, Win Time Connexion fait le point avec le client avant de les intégrer.

La garantie de confidentialité

Factures, données clients, accès bancaires, documents internes : les assistantes Win Time Connexion peuvent avoir accès à des informations particulièrement sensibles. Leur protection ne repose donc pas uniquement sur une promesse de confidentialité.

Concrètement :

• Chaque assistante signe un engagement de confidentialité qui couvre l'usage qu'elle sera autorisée à faire des informations et documents auxquels elle accède dans le cadre de ses missions.

• Les accès sont strictement limités à ce qui est nécessaire à la mission : l'assistante ne demande et ne conserve pas d'accès dont elle n'a pas besoin.

• Les identifiants et mots de passe ne sont pas échangés par mail ou WhatsApp : ils sont transmis et conservés au moyen d'un lien sécurisé comme Privnote par exemple.

• Les documents sont stockés dans les espaces sécurisés prévus pour la collaboration ou sur un Google Drive mis en place à cet effet, et non conservés inutilement sur des appareils ou espaces personnels.

• Les accès sont supprimés à la fin de la mission et les données qui n'ont plus à être conservées sont supprimées selon les règles définies avec le client.

• Tout incident ou doute concernant la sécurité d'une donnée ou d'un accès est immédiatement signalé afin que les mesures nécessaires puissent être prises.

Un vrai suivi après le démarrage

Une fois l'assistante en place, Win Time Connexion ne disparaît pas dans la nature. Vanessa reste le point de contact du client tout au long de la collaboration.

Un premier suivi est réalisé après 1 mois, puis à 3, 6 et 12 mois, et ensuite au minimum tous les 6 mois. Ces prises de contact se font généralement par WhatsApp et permettent de vérifier que la collaboration se passe bien, que l'assistante répond toujours aux besoins du client et qu'aucune difficulté ne s'installe.

Si un sujet mérite d'être approfondi, une visioconférence peut être organisée avec le client et, si nécessaire, avec l'assistante, afin de faire le point et de décider ensemble des ajustements à apporter.

Quand la situation change, on cherche une solution

Une collaboration peut devoir évoluer en cours de route : une assistante peut ne plus être disponible, les besoins du client peuvent changer ou l'entreprise peut traverser une difficulté économique qui ne lui permet plus de poursuivre la prestation dans les conditions prévues.

Dans ces situations, Win Time Connexion ne se contente pas d'appliquer le contrat mécaniquement. Vanessa échange avec les personnes concernées pour comprendre la situation et rechercher une solution adaptée, dans la mesure de ce qui est possible : remplacement de l'assistante, adaptation du forfait, réorganisation temporaire de la mission ou, lorsque la situation le justifie, interruption anticipée de la collaboration.

L'objectif est simple : protéger les intérêts de chacun sans oublier qu'une entreprise, une mission et une situation personnelle peuvent changer.